Гибридное мероприятие в стиле Netflix

Обнаруживая новые перспективы, организаторы ежегодного события Atmosphere быстро и целеустремленно поменяли направление мероприятия в 2020 году, когда из-за эпидемии Ковид-19 было введено много ограничений. Компания Aruba HPE подарила миру новый формат, который стал дуновением свежего воздуха, а ведь именно так и называют себя адепты конференции - Airheads, вопреки прямому значению слова.

Задача: собрать рекордную аудиторию, чтобы познакомить ее с последними инновациями Aruba в области сетей и данных в условиях запрета на массовые офлайн-встречи.

Бюджет: 1 – 1,9 млн $

Тактика: организация онлайн-мероприятия со знакомым пользовательским интерфейсом в стиле Netflix и неформальная обстановка.

«Перенести Atmosphere в виртуальную реальность за два месяца было сложнейшей задачей. Конечным результатом стало уникальное цифровое событие», — говорит Хизер Хайт, президент и основатель RockIt Events Inc.

Atmosphere как явление дает участникам возможность не только приоткрыть завесу над разработками компании Aruba, но и почувствовать настоящее единение, предваряющее прорыв. Поэтому было принято решение вместо полной отмены сократить время подготовки до двух месяцев и организовать онлайн-трансляцию мероприятия.

Интерфейс

Ставка была сделана на виртуальное пространство, поэтому в качестве образца платформы был выбран стриминговый сервис Netflix. Всем знакомые разделы, удобная и крайне простая навигация. Участники заходили практически к себе домой, могли задавать вопросы спикерам и общаться в чатах.

Селебрити

Проводником по конференции стал всеобщий любимчик Джеймс Корден. Дружелюбный ведущий открывал сессии, делал остроумные и веселые подводки, добавляя изюма в важные темы.

Простота и скорость

Для оптимизации процесса платформа была переведена на несколько языков. Поэтому зарубежные участники могли чувствовать себя комфортно и лучше сосредоточиться на каждом докладе. Организаторы скомбинировали предзаписанные сессии с трансляциями в режиме реального времени, чем значительно улучшили качество картинки. Спикеры выступали не более 30-40 минут. Такой предпродакшн сделал возможным гладкое течение конференции.

Виртуальный стенд

Главной фишкой стала замена реального пространства демонстрации виртуальным. В 3Д зоне, являющейся точной копией офиса продаж, можно было рассмотреть каждую модель и обсудить образцы. Это сделало общение участников приближенным к реальному.

Релакс

Помимо технологий, важны неформальность и развлечения. Лаундж-зоны, диджеи с оригинальной музыкой, а также записанный заранее и транслируемый во время конференции конкурс по поеданию острых куриных крылышек позволили участникам не только оценить инновации, но и отдохнуть.
Результат: организуя гибридное мероприятие, никто не думал, что из антикризисной идеи получится событие, вышедшее на международный уровень и превзошедшее ожидаемые цифры на 15%. Легкость и готовность к изменениям позволила организаторам совершить прорыв в своей сфере и изобрести новый формат

Организация гибридных мероприятий