Как выбрать подходящего провайдера онлайн мероприятий

1. Первый вопрос стоит задать на тему масштаба мероприятий. У многих компаний есть опыт в организации крупных событий, однако, если это была однодневный сет для ста сотрудников или гибридное мероприятие, а вам нужна многодневная конференция для 6000 человек, это не подойдет.

Необходимо искать то, что больше всего похоже на планируемую картинку. Так можно точнее оценить предстоящие затраты, время производства, технические требования и другие задачи.

2. Следующим пунктом стоит сделать запрос результатов компаний-заказчиков, которые работали с данным организатором. Ведь несмотря на недавний всплеск популярности, онлайн-мероприятия остаются для многих маркетологов терра инкогнита.

Оценив, как другие компании подошли к целям и добились успеха, можно понять, какие стратегии будут успешными, а какие не стоит применять.

3. Компания может предоставить вам доступ к онлайн-платформе, чтобы оценить ее в действии. Возможность увидеть виртуальное мероприятие, которое происходит в настоящее время, позволяет потенциальным клиентам без прикрас увидеть, насколько хорошо процесс идет в реальной жизни.

4. Далее следует затронуть тему брендирования элементов. Важно определить, какие аспекты, связанные с брендингом, такие, как шрифты компании, цвета, логотипы, слоганы, можно включить в общую платформу мероприятия.

Это могут быть вывески, названия, оборудование и даже одежда докладчиков на экране. А в первую очередь практически любая графика.

5. Узнайте у поставщиков, как цифровое мероприятие может увеличить доход, и есть ли подобные примеры от других их клиентов. В современных реалиях способность компаний зарабатывать деньги на продуктах и услугах с помощью онлайн-событий является первостепенной необходимостью.

6. Следующий вопрос - как можно интегрировать привычные инструменты проведения в онлайн-мероприятие? Помимо того, что некоторые компоненты могут вам не понравиться, и нужно будет их заменить, ответ даст вам ценную информацию и о гибкости поставщика.

Важно помнить, что, если агентство предлагает полную модель организации онлайн-мероприятия, это не значит, то заказчик может существовать только в таких жестких рамках.

7. Важный момент - запись эфиров. Многие заказчики предпочитают сохранять доклады и другие выступления, чтобы сохранить важную запись, предоставить удаленный доступ позже.

Такая тактика поможет подключить дополнительную аудиторию из других часовых поясов или обработать и сократить материал, чтобы осталась лишь суть.

8. Плюсом станет возможность вариативности входа на платформу. Кто-то из пользователей предпочтет простое имя, кто-то - безопасность с надежным паролем, а некоторые - простоту, ведь войти в свой аккаунт, используя Google или другую почту/соцсеть проще всего.

9. Расспросите о возможности обмена контентом в соцсетях. Чем больше участники смогут делиться им в своих аккаунтах, например, в VK, тем больше шансов на распространение, а значит, и на увеличение аудитории и рост результатов.

10. Еще один нюанс - можно ли с помощью платформы собирать и отслеживать показатели, которые необходимо получить? Чтобы точно откалибровать эффективность своих цифровых мероприятий, маркетологи должны знать, смогут ли они отслеживать насколько хорошо достигли своих целей.

Показатели могут включать количество участников, коэффициенты конверсии, просмотры видео, обмен в социальных сетях, количество загрузок и т. д. Знание того, какие показатели отслеживаются, может помочь в выборе агентства еще на раннем этапе планирования.

11. Также важно понимать, можно ли отслеживать эти показатели в режиме реального времени. Если придется ждать окончания мероприятия, то можно упустить горячие точки, которые влияют на взлеты и падения, а в реальном времени их возможно корректировать.

12. Важным вопросом является и поддержка при форс-мажорах. В онлайн-вариантах меньше неожиданностей, однако, они все же есть. Кроме того, специалистам еще предстоит уточнить, какие именно вопросы и ситуации могут возникать на таком событии.

Например, спикеры должны быть хорошо подготовлены и обучены для таких событий, и, конечно, все строится на мощной технической поддержке.

GLAVNOE SOBYTIE занимается проведением онлайн- и гибридных мероприятий. Экспертность и профессионализм наших специалистов помогут сделать ваше мероприятие ярким и запоминающимся.